北京农学院校友校史办公室文件

 

 

校友校史办字〔2020〕5号

  

 

 

关于2020年毕业生档案转递工作安排的通知

 

各学院（部门）：

    根据学校2020年毕业生派遣工作安排，现将2020年毕业生档案管理工作安排如下：

一、档案信息查阅与开据存档证明

为了做好疫情防控，2020届学生档案信息查阅一律通过“档案交接柜”进行材料交接。

（一）档案信息查阅流程

用人单位查阅学生档案，需经学生所在学院（部门）主管学生工作老师同意，由学院（部门）主管档案工作的老师陪同将用人单位介绍信、查档目录清单等投放到“档案交接柜”中，同时通知档案中心；档案中心在审查介绍信后，根据查档目录查阅相关学生档案，形成书面材料并加盖档案证明章后连同《档案查阅登记表》一同投放到“档案交接柜”中，同时通知相关学院；相关学院主管学生档案工作的老师取回档案材料时在《档案查阅登记表》上签字，并将《档案查阅登记表》留在档案交接柜中，后由档案中心老师留存。

（二）开据存档证明流程

应届毕业生因出国留学、本科考研等要加盖档案证明公章者，需向学校档案中心提交查档申请，相关学院审核签字盖章后，由学院主管学生档案工作的老师将查档申请和相关材料及目录清单投放到“档案交接柜”中，同时通知档案中心；档案中心将形成的档案材料加盖档案证明章后连同《档案查阅登记表》，投放 “档案交接柜”中， 并通知相关学院；相关学院主管学生档案工作的老师取回档案材料时在《档案查阅登记表》上签字，并将《档案查阅登记表》留在档案交接柜中，后由档案中心老师留存。

二、档案材料整理、归档及合档

（一）档案材料整理

各二级学院负责毕业生归档材料整理。整理方式为每个

学生一个档案袋，内装大学（研究生）期间所有应归档材料和装档材料清单目录，确保档案材料不遗漏、不错装。

（二）档案材料合档地点

2号办公楼1013室

（三）各单位合档时间安排

6月22日上午： 生物与资源环境学院 

6月22日下午： 植物科学技术学院

6月23日上午:  动物科学技术学院

6月23日下午:  经济管理学院：    

6月24日上午:  园林学院

6月24日下午:  食品科学与工程学院

6月25日上午:  计算机与信息工程学院

6月25日下午:  文法与城乡发展学院

6月26日上午: 生物与资源环境学院和植物科学技术学院研究生归档：

6月26日下午:  其他学院研究生归档

（四）档案材料归档内容（见附件一）

  三、毕业生档案转递与寄送

2020年毕业生档案统一由档案中心通过邮政EMS邮寄。毕业生须按邮政EMS要求准确填写寄送信息（见附件二2020毕业生档案邮寄单），确保档案准确投递。档案接收单位名称填写说明（见附件三）。

1、档案收件地址：务必详细填写省市区县，以及街道名称、门牌号码等信息。

2、收件单位和部门：务必准确填写有档案管理权限的单位全称。

3、收件人：XXX

4、联系方式：收件人电话（手机）号码

5、邮政编码：

毕业生填写相关信息后，各学院（部门）务必认真审查，避免因寄送信息不清，档案投递到无档案管理权限的单位，或档案投递不到被退回，给学生造成不必要的损失。

四、相关要求

1、各相关单位主管领导要高度重视毕业生档案材料归档工作，指派专人具体负责，确保毕业生档案归档工作顺利完成。

2、各二级学院（部门）负责档案材料归档工作的工作人员要提前整理相关材料，在规定时间到档案中心办理单位毕业生档案材料合档工作，若未按时合档影响转递，责任由毕业生所在学院（部门）承担。

 

附件一: 2020年毕业生档案材料归档内容

附件二：2020毕业生档案邮寄单

附件三：档案接收单位名称填写说明

附件四：档案查阅登记表

附件五：查档申请单

                        

                                         校友校史办公室

                                                           2020年6月5日