北京农学院校友校史办公室文件
校友校史办字〔2020〕4号
关于做好2020年学校档案归档工作的通知
各单位：
根据今年学校档案工作安排，2020年档案移交工作现已经开始,请各归档单位按照规定时间将2019年产生的所有应归档文件材料整理移交档案中心。有关事项通知如下：
一、归档范围
1.2019年1月1日至12月31日期间，学校各单位在各项职能活动中产生的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件材料和相应电子、声像（如照片、光盘等）等电子文件均应归档。各单位文件材料归档范围请参照《北京农学院文件材料归档范围和保管期限表》。
2.利用“南大之星”档案管理系统（网址为10.98.50.111）录入应归档文件目录并上传电子文件，经档案中心审核后将纸质文件材料和电子版一同归档。
3.加强重要及核心档案的收集整理，如重要的合同、协议、请示批复、获奖证书原件（或加盖单位公章的复印件）等，避免重要档案材料的缺失。
4.按照2019年12月校史校友办公室下发的《关于做好主题教育期间文件材料归档工作的通知》，请相关单位做好此类应归档文件材料的收集、整理和移交工作。
5.加强收集依托网站、微信公众号等宣传平台发布的工作动态及相关材料的收集整理归档工作。
二、归档要求
1. 各单位要明确一名分管档案工作的领导和一名档案员，档案员原则上由各单位负责办公室业务的人员担任。档案人员有变化的或新成立单位，请及时报送档案中心备案。
2.各单位档案员负责本单位归档文件材料的收集、整理、目录录入等立卷工作。归档材料必须完整，要做到“应归尽归”。在整理时要逐卷检查，保证符合归档要求并按规定时间移交档案中心。
3.按学校相关工作安排，7月30日前全校各单位须完成档案归档移交工作。请各单位领导高度重视今年档案归档工作，给予支持和配合，保质保量按时完成工作。
三、档案移交
1.归档验收。移交档案时，交接双方应当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门补充完善，直至验收合格后方可办理移交手续。
2.移交手续。归档部门移交档案材料时需填写档案移交清单，清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。
联系人：梁全英 联系电话：80799013
附件：1. 各单位移交档案时间安排表
2. 《各单位档案工作负责人员信息统计表》
校友校史办公室
2020年5月19日
附件1：
各单位移交档案时间安排表
单 位 |
移 交 时 间 |
组织部（统战部）、宣传部、纪委办公室、监察处、审计处、学生工作部（处）、安全稳定工作部（处）、团委、工会、国际合作与交流处、校友校史办公室 |
6月15日—6月21日 |
生物与资源环境学院、植物科学技术学院、动物科学技术学院、经济管理学院、园林学院、食品科学与工程学院、计算机与信息工程学院、文法与城乡发展学院、马克思主义学院、继续教育学院（创新创业学院、农村干部培训学院）、基础教学部 |
6月22日—6月30日 |
图书馆、计划财务处、国有资产管理处、后勤基建处、校办产业处、国际学院 |
7月1日—7月7日 |
学校办公室（全面从严治党主体责任办公室、党委巡察办公室）、教务处、科学技术处、研究生工作部（处）、教师工作部/人事处、教师发展中心、离退休工作处、网络与信息中心、校医院 |
7月8日—7月12日 |
附件2：
各单位档案工作负责人员信息统计表
签字（盖章）
2020年 月 日
北京农学院校友校史办公室 2020年5月19日印发
