各学院：

为做好2023届毕业生个人档案材料的收集、整理、归档和转递工作，现将相关档案工作通知如下：

一、毕业生档案材料归档工作的组织实施

毕业生档案材料归档工作由档案中心统筹组织，各学院具体实施。各学院须明确毕业生档案材料归档工作负责人，由负责人具体组织开展本学院毕业生档案材料收集、鉴定、整理及移交等工作。

二、毕业生档案材料收集

收集、整理好毕业生档案材料是做好毕业生档案工作的首要环节，各毕业班辅导员要高度重视，认真组织好相关人员按照归档材料范围收集各类档案材料，确保每一位毕业生的档案材料齐全完整真实。

三、毕业生档案材料的整理与移交

本科、研究生毕业生档案材料的归档内容及分类（见附件1、2）。

单位合档时间安排如下：

档案材料合档地点： 2号办公楼1013室

四、取消就业报到证后档案寄送的特殊要求

从2023年起，国家不再发放《全国普通高等学校本科毕业生就业报到证》和《全国毕业研究生就业报到证》（以下统称就业报到证），取消就业报到证补办、改派手续，不再将就业报到证作为办理高校毕业生招聘录用、落户、档案接收转递等手续的必需材料。

辅导员应按学生工作部要求，引导毕业生应高度重视并完成毕业去向登记信息，确保档案转递地址正确无误，要坚决避免学生个人档案丢失现象的发生，影响学生档案后续使用。

五、毕业生档案转递

（一）毕业生档案通过中国邮政EMS标准快递形式由高校毕业生档案专用绿色通道寄递，转递详情单号可到各学院毕业生辅导员处查询。

（二）为保证毕业生档案准确转递，要求档案接收单位具有保管档案资质，档案转寄的地址必须详细具体，如xx省xx市xx县（区）xx街xx号，档案接收单位写全称并具体到接收部门及其办公电话。毕业生所在学院将根据就业时学生本人填写的档案接收单位、地址办理档案投递事宜。（详情见附件3、4）

（三）因接收单位名称、地址不准确而造成的档案原路退回 ，需要学院更正落实地址后再次寄出档案。

六、毕业生档案查询

（一）辅导员及时公布学生档案查询投递去向、快递单号。毕业生本人根据就业转档要求及时向档案接收单位的人事部门确认档案接收情况。发现档案未收到的，请通过邮政EMS查询后即时反馈情况。

（二）请高度重视毕业生即时查询工作，因为邮政特快业务的查询期限通常为3-6个月，错过查询期限往往会造成弃档、死档。

（三）学生档案材料错装、漏装或档案内容缺失等问题，请咨询辅导员。

七、其它事项

（一）参加归档工作的人员在收集整理毕业生档案材料时，须严格遵守档案工作的有关规定，做好鉴定与保密工作，保障档案材料的安全。任何人不得利用工作之便抽取、撤换、销毁、伪造、涂改学生档案材料，不得将不属于归档范围的材料归入学生档案。

（二）联系方式

联系人：张明婧 电话：80799023

附件1：2023届毕业生档案材料归档内容

附件2：档案材料目录

附件3：学生档案邮寄名单

附件4：档案接收单位名称及邮递信息填写说明

校友校史办公室

2023年6月14日