北京农学院文件材料归档流程

 

一、   预立卷

    （一）按原国家教委《普通高等院校档案管理办法》第五章第20条：“实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。”学校各系、部、处、 室、中心均为归档部门。

    （二）各归档部门根据文件材料形成规律，参照《北京农学院档案归档范围和保管期限表》，预先编制案卷类目。

    （三）各归档部门要将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。

二、立卷归档分工

    （一）全校性、综合性的文件材料由学校党政办公室负责立卷，其他党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物等门类的归档材料，由形成材料的部门负责立卷归档。

    （二）上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把上级来文与办理好的材料一并立卷归档，其余的上级来文由学校办公室负责归档。

    （三）归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门负责提供相关材料。

    （四）党委和学校召开的代表大会、常委会、办公会所形成的材料，由学校党政办公室分别立卷归档，职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

    （五）各临时机构、撤消机构形成的材料，应于机构撤消前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得擅自带走或销毁。

三、收集文件材料

    （一）按照以下原则和重点并根据归档范围，在平时积累归卷的基础上，收集文件材料：

    1．  收集文件材料的原则：必须对学校、社会有史料和研究价值，具有参考或凭证作用。能够反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

2．     收集的重点是本校形成的不同载体、不同形式的文件材料及上级针对本校的指令性、指导性文件及需我校承办的文件材料。

（二）    剔除以下不归档的文件材料

    1．上级机关普发的供参阅、不办的文件；（如非针对本单位的简报、信息，不需办理的通知）

    2．上级机关发来供工作参考的抄件；

    3．上级机关征求意见未定稿的文件；

    4．无查考价值的事务性、临时性文件；（如一般性会议通知、征订通知等）

    5．重份文件；

    6．未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发的未生效的文件、 一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

    7．从正式文件上摘录的供工作参考的非证明材料；

8．无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；

9．学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

   10．为参考目的从各方面收集的文件材料；

   11．本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

   12．非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；未生效的合同、协议、单据。

    （以上某方面若需要，可选作资料暂存）

四、归档的原则和方法：

   （一）原则：遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适合计算机技术应用的需要，便于保管和利用。

   （二）方法：以自然件为单位，逐件整理归档。

    1．文书文件的正本与定稿、正件与附件钉在一起作为一件，文件处理单与被处理文本合为一体。

    2．各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。

    3．分年度

    一般的文件材料，放在其形成年度归档；

    计划、预决算、总结、报告、统计报表等，归入文件内容针对的年度；

    长远规划放在文件内容针对的头一年；

    多年的总结放在文件针对的最后一年，

    跨年度的案件，放在结案的一年；

    跨年度的会议文件归入会议开幕的年度；

    法规性文件归入公布和批准年度；

    按学年处理的文件归入专门年度；

    科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度。

    不同年度的文件一般应分开排放。   

    4．分问题、分类别

    学校在管理和业务活动中形成的文件材料，按单一问题组合。

    会议文件，按会议的届次组合，一会一卷或一会数卷。

    非诉讼案件材料，按立案问题组合,一案一卷或一案数卷。

    工作计划、总结等，按责任者或名称组合。

    统计、报表、名册等按名称组合。

    简报按名称、期号组合

    科研、基建、设备的项目档案，按项目组合，管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首，其余材料可按阶段、结构、部件等分别组卷。

    不同类别的文件材料，必须分别排列组合。

    5．分保管期限

    各部门在整理归档材料时，可按文件的凭证和参考价值的大小，先将文件材料按永久、长期、短期分开，只对本部门的工作有短期参考价值文件材料，留本部门保存，不向档案中心移交。

    6．卷内文件的排列顺序

    卷内文件材料按文号顺序、重要程度或时间顺序排列：

    同一件文件材料按正件在前，附件在后、印件在前，定稿在后、结论性材料在前，依据性材料在后的排列装订。

    同一年度的请示与批复、函与复函排列在一起归档，批复与其请示不在同一年度的，可分别归档，但须在备注拦注明参见号。

    其他文件材料按文号或时间顺序排列。

五、检查案卷质量

   （一）检查案卷文件的成分，收集的材料是否齐全、完整，是否有不需归档的材料。

   （二）检查案卷内文件的联系，纠正相互混淆、重复或拆散文件联系的现象。

   （三）检查归档的文件材料有无加盖公章，要签名的栏目有无漏签。

   （四）检查案卷文件的数量，一般不超过200页，对同一问题文件数量较多的酌情分卷，问题单一、文件数量少的可组薄卷。

六、装订

   （一）先检查归档的文件是否按16开或A4规格大小形成，否则需裁切、贴边、折边成16开或A4规格。

   （二）拆除文件上的金属装订物，对破损的文件及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表要按手风琴式的样子折叠。张数多的文件采用三孔一线法，用棉线装订文件，5页以下的可粘合剂粘合。

   （三）成卷装订的卷内文件在装订后编页号（卷内目录、备考表均不编页号），起始号为1，卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编一个页号，页号的位置在非装订线一侧的上角。

   （四）以件为单元的卷内文件材料，在每件文件的右上角加盖档号章，

七、填写卷内文件目录、备考表、案卷封面

   （一）卷内文件目录位于卷内文件之前，必须用黑墨水填写或用电脑打印。

    1．序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号；

    2．文号：文件制发机关的发文字号，如：“国发[1998]6号”，其中[1998]不得简写成[98]；

    3．责任者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者；

    4．题名：即文件标题，一般照实抄录，无标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号，例：标题为“会议纪要”的文件，应概括出主要内容写为“[校长办公会议纪要]”；

    5．日期：文件的形成时间，例：1998.10.19

    6．页次：卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填起止页号。

    （二）卷内备考表位于卷内文件之后，必须用黑墨水填写。

    1．本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

    2．立卷人：由组成本卷的专、兼职档案员填写。

    3．检查人：由对案卷进行审核的责任者签名。

    4．立卷时间：填写立卷的时间。

   （三） 填写案卷标题和封面

    1．案卷标题要求结构完整、体式一致。一般包括卷内文件主要责任者，内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“×××文件材料”，除一般函件外，不得用“×××来往文书”。案卷标题不超过50个字。

    2．归档单位：把档案移交给档案中心的单位。

    3．卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早和最晚日期。

    3．保管期限：依据档案保管期限表，确定档案的保管期限（永久、长期、短期）。

    4．密级：有保密要求的要填写密级。

八、移交档案

    （一）归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案中心根据有关标准进行验收，不符合要求者，档案中心有权退回，限期改正好后重交。

    （二）移交手续：移交时打印移交目录，一式两份，双方各执一份备查。

    （三）归档时间：按《北京农学院档案管理办法》第十六条的规定办理。