文书档案查询利用须知

作者: 时间:2022-03-22 点击数:

各部门、各学院及教职工利用综合档案,须知如下:

1、档案(包括室藏资料)利用有查阅和借阅二种形式,一般情况下,室藏档案和资料只供内部阅览,未经同意不得借出。

2、查阅本人在校学历情况需出示个人身份证明可。

3、凡未开放的档案和资料一般只供归档部门和形成者本人借阅,校内其他部门若需利用,必须持本单位介绍信,填写档案查阅登记簿,并只限在室内阅览,对档案形成部门规定限制利用的档案须经该部门(或项目)负责人同意后方可阅览。

4、凡外单位人员来利用档案,须持单位正式介绍信,原则上要经档案中心负责人同意。如须利用的档案涉及党和国家的机密或学校权益的须经校领导批准。

5、档案原则上不借出。同意借出的档案如需摘录、复制、公布,按档案中心利用制度办理。

6、借阅档案须填写档案借阅登记簿,办理借阅手续,一般期限为1--3天,如到期须办理续借手续。借出的档案在寒暑假前必须归还。借出档案归还后,档案人员应及时注销并请利用者填写利用效果登记表。

7、凡借出档案者,应对档案的保密、安全和完整负责,不准带至公共场所,不得传播、污损、抽拆、涂改和转借,违者将根据有关规定处理。

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