各二级学院：

为做好2023年新生档案移交工作，确保移交的学生档案材料齐全、准确、完整，现将新生档案移交的相关事宜通知如下，请相关单位遵照执行。

一、新生档案移交接收主体

移交单位：各二级学院

接收单位：校友校史办公室

二、新生档案移交工作要求

各学院需对新生（含专升本）的档案材料进行核查、换袋、编号及新增档案材料的装档。请在整理移交学生档案前认真阅读《新生档案整理注意事项》（见附件1）。

（一）核查档案原始材料

请对照《北京农学院学生档案材料清单》核查档案原始材料（见附件2）。各种材料均应签字盖章齐全；档案材料不齐全者，由各学院通知学生本人回原单位补齐。

（二）新增档案材料装档

请填写《北京农学院学生档案材料清单》，并对照清单收集装入新生档案以下材料：《北京农学院新生入学信息登记表》、《北京农学院学生体检表》、学校招生办公室下发的考生电子档案（简称“三表”，即普通高等学校招生考生报名登记表、普通高等学校招生考生成绩与志愿表、普通高等学校招生考生体格检查表）等（见附件2）。

（三）填写档案材料清单

每份学生档案核查后需认真填写《北京农学院学生档案材料清单》，核查人要在表上签字并加盖学院公章。

（四）更换档案袋及编号

各学院需将原有档案袋更换成带有北京农学院标识的档案袋，填写完整后以班级为单位整理，并按照学号从小到大排序。

三、新生档案移交档案中心时间及流程

（一）移交时间

     2023年10月23日-10月27日。具体时间安排如下：

（二）移交流程

1.填写《北京农学院学生档案移交清单》（见附件3），移交人签字并加盖学院公章（一式三份）。

2.按照约定时间以学院为单位携新生档案至校友校史办公室办理移交手续（图书馆一层西侧102室）。

3.校友校史办公室会对拟移交档案进行清点、核对，填写移交清单，双方签字确认交接结果后整理入库。

4.各学院签字登记记录档案移交情况。

四、联系人及联系方式

联系人：张明婧

联系方式：80799023

联系手机：13810277746

                                     校友校史办公室

                                    2023年10月12日

附件1：新生档案整理注意事项

附件2：北京农学院学生档案材料清单

      附件3：北京农学院学生档案移交清单